Przygotowanie do uczestnictwa w wystawie

Jeśli Twoja firma planuje po raz pierwszy uczestniczyć w wystawie, może pojawić się pytanie "od czego zacząć?".

Pracę związaną z przygotowaniem i organizacją uczestnictwa Waszej firmy w wystawie lepiej powierzyć spółce specjalizującej się w imprezach firmowych i posiadającej doświadczenie i profesjonalne podejście. 

Na początkowym etapie pomogą Państwu określić się z celami,  które trzeba będzie osiągnąć w trakcie wystawy. Takii celami mogą być:

1. Prezentacja danego produktu grupie docelowej, tj. odwiedzających, które mogą później stać się klientami lub partnerami.
2. Przeprowadzenie podczas targów negocjacji umów handlowych.
3. Przeprowadzanie podczas wystawy specjalnych akcji w celu reklamowania swojej firmy.

Cele jakie firma może osiągnąć dzielą się na dwie grupy:

• konkretne cele, na przykład podpisanie umów o współpracy z określoną ilością dostawców;
• PR-cele, osiągnięte poprzez prowadzenie PR-kampanii bezpośrednio w miejscu wystawy. W rezultacie uczestnicy wystawy otrzymają informacje o Państwa firmie i Waszym produkcie, na podstawie, której będą mogli stworzyć swój stosunek do nich.

PR-cele, zazwyczaj w przeciągu jakiegoś czasu stają się konkretnymi. Na przykład kiedy da o sobie znać nowy klient, który rok temu zapoznał się z Państwa produkcją na wystawie.  

Kiedy razem ze specjalizowaną firmą określicie cele, dalej koniecznie będzie trzeba opracować koncepcję uczestnictwa w wystawie: dosiągnięcie jego celów, jakie materiały i zasoby ludzkie powinny zostać użyte.

Pomogą Państwu także przy współpracy z organizatorami wystawy co pozwoli uciec od nieoczekiwanych, niemiłych  sytuacji na wszystkich etapach przygotowań.

Podpisując umowę z organizatorem należy sprawdzić czy w umowę wpisano wszystkie usługi, które powinien wykonać organizator, na przykład:

• powierzchnia wystawowa;
• oświetlenie stoiska wystawowego;
• sprzęt.

Po tym jak organizatorzy przedstawią techniczne potrzeby odnośnie reklamowych makiet, specjalizowana firma także dopilnuje rozmieszczenia informacji w katalogu uczestników wystawy a także otrzymania dokumentów zezwalających na montaż wystawy. Eksponent powinien je otrzymać w przeciągu kilku tygodni przed rozpoczęciem wystawy. 

Przygotowania do wystawy - to ważna impreza dlatego specjalizowana firma weźmie na siebie wyszukanie wszystkich koniecznych specjalistów (dizajnerów, menadżerów, pracowników produkcji), którzy będą uczestniczyć w  procesie przygotowań. Znajdą dla Państwa agencję reklamową, producenta stoisk, poligraficznej i gadżetowej produkcji, pomogą ułożyc kontakty z dyrekcją i służbami kompleksu wystawowego, przeprowadzą szkolenie Waszych pracowników, objaśnią im cele uczestnictwa w Wystawie, funkcje każdego pracownika.

Jeśli zdecydujecie się na wystawie inicjować zakupy swoich produktów, specjalizowana firma pomoże Wam nawiązać więź między Państwa pracownikami na stoisku i biurowym personelem.

Nie będziecie musieli martwić się o zaproszenia. Pracownicy specjalizowanej firmy sami wcześniej roześlą zaproszenia Państwa klientom i osobiście zadzwonią do każdego kto je otrzymał.